AVG Beleid

Inleiding

Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. De AVG is een privacywet die geldt in de hele Europese Unie (EU). Dankzij de AVG is de bescherming van persoonsgegevens in alle landen van de EU op dezelfde manier geregeld en gelden in elke lidstaat dezelfde regels.

De wetgeving houdt dus in dat persoonsgegevens beschermd worden. Dit betekent bijvoorbeeld dat een e-mailadres alleen voor de toepassing gebruikt mag worden waarvoor de persoon toestemming heeft gegeven. De gegevens mogen dus niet voor andere doeleinden gebruikt worden.

Wijkcentrum Angelslo  hecht veel waarde aan het beschermen van uw privacy en persoonlijke gegevens. Wij bewaren nagenoeg geen persoonlijke gegevens tenzij hiervoor toestemming is gegeven door de persoon zelf. Denk hierbij aan het achterlaten van een e-mailadres voor informatievoorziening over een activiteit. Deze gegevens worden enkel voor deze toepassing gebruikt.

Wijkcentrum Angelslo en de AVG

Wijkcentrum Angelslo zal geen gegevens van haar klanten, vrijwilligers en personeelsleden doorgegeven, c.q. doorverkopen aan derden. De registratie van klanten beperkt zich tot naam, adres, postcode, telefoonnummer en e-mailadres. Voor leveranciers geldt hetzelfde waarbij  vermeld moet worden dat het bankrekeningnummer  van leveranciers ook wordt opgeslagen. Van bestuur, medewerkers en vrijwilligers wordt de wettelijk voorgeschreven informatie bewaard(digitaal en hard copy). Wijkcentrum Angelslo zal geen zaken registreren die te maken hebben met geslacht, seksuele geaardheid, geloof, gezondheid.

De AVG kent zes grondslagen op grond waarvan persoonsgegevens gevraagd en bewaard mogen worden.  Een organisatie moet tenminste aan een van die grondslagen voldoen om persoonsgegevens te vragen. De grondslagen zijn:

  1. Toestemming van betrokken persoon
  2. Gegevensverwerking is nodig voor de uitvoering van een overeenkomst
  3. Gegevensverwerking is noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting
  4. Gegevensverwerking is noodzakelijk ter bescherming van vitale belangen
  5. Gegevensverwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of uitoefening van openbaar gezag
  6. Gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van gerechtvaardigde belangen

Met name de tweede grondslag geldt voor Wijkcentrum Angelslo. Bij verhuur dienen naam, adres, woonplaats(NAW) gegevens van de verhuurder bekend te zijn om een nota te verzenden. Van personeelsleden en vrijwilligers worden naast de NAW gegevens ook kopieën bewaard van ID, bankpasje, diploma’s. In dit geval is naast grondslag 2 ook grondslag 3 van toepassing. De wet schrijft immers voor dat een werkgever de ID’s van haar werknemers, desgevraagd, aan daartoe bevoegde controleurs moet kunnen tonen.

 

 

Wat registreert Wijkcentrum Angeslo?

  • Wijkcentrum Angelslo registreert van haar klanten alleen de informatie die nodig is voor het op een goede manier afwikkelen van de (huur)overeenkomst. Het gaat dan om: Naam van de huurder, adres, postcode, woonplaats telefoonnummer en e-mailadres.
  • Wijkcentrum Angelslo registreert van de bedrijven waarbij ingekocht wordt of waaraan opdrachten worden gegeven: Naam bedrijf, adres, postcode, woonplaats, BTW-nummer, nummer Kamer van Koophandel, telefoonnummer, e-mailadres, eventueel url website.
  • Wijkcentrum Angelslo noteert van het bestuur: naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres.
  • Wijkcentrum Angelslo noteert van haar vrijwilligers: naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres.
  • Wijkcentrum Angelslo noteert van haar personeelsleden: : naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, kopie ID, kopie bankpas.

Waar worden de persoonsgegevens bewaard?

De gegevens vanklantenworden in een speciaal reserveringssysteem opgeslagen. Deze software is beveiligd met een password en is alleen voor daartoe bevoegde functionarissen.

De gegevens op papier van demedewerkersworden bewaard in een afgesloten ladekast, alleen de bedrijfsleider en bij afwezigheid diens plaatsvervanger heeft toegang tot deze informatie. De Arbodienst en de loonadministratie beschikken eveneens over de gegevens van de medewerkers. Met hen wordt een overeenkomst gesloten, zoals dat in de verordening is voorgeschreven. De e-mailadressen die nodig zijn voor onderlinge communicatie staan op de Pc van de bedrijfsleider. De Pc is voldoende beschermd tegen virussen en dergelijke.

Bij de entree van de gebouwen registreert een cameraalle binnenkomende en vertrekkende gasten. De data worden na ….dagen verwijderd.

Wie hebben toegang tot de gegevens?

De bedrijfsleider en de dienstdoende beheerder hebben bij de uitoefening van hun werk toegang tot de NAW gegevens van een klant.  De bedrijfsleider en het bestuurslid, verantwoordelijk voor personeelszaken, hebben toegang tot de informatie over de medewerkers en vrijwilligers. De penningmeester en het administratiekantoor  hebben toegang tot de NAW gegevens van de  medewerkers, en de huurders en de NAW gegevens van vrijwilligers inzake c.q. het uitbetalen van loon, verwerken van nota’s en het uitbetalen van een vrijwilligersvergoeding.

 

Website en facebook Wijkcentrum Angelslo

Alle huurders(vast of incidenteel) krijgen de gelegenheid om via de website van Wijkcentrum Angelslo promotie te maken voor het door hen georganiseerde evenement. Zij moeten vooraf toestemming geven(op schrift) voor het gebruik van de gebruikte persoonsgegevens. Voor bijgeleverde afbeeldingen geldt dat zij Wijkcentrum Angelslo moeten vrijwaren van copyright en dat zij op schrift moeten verklaren dat personen die op de foto staan daar toestemming voor hebben gegeven of dat het personen zijn die niet rechtstreeks naar namen te herleiden zijn.

 

Wie verantwoordelijk?

Primair is de bedrijfsleider bij Wijkcentrum Angelslo verantwoordelijk voor het handhaven van de strikte regels op gebied van de AVG. De eindverantwoordelijkheid ligt bij het bestuur, dat toezicht houdt op de uitvoering.

 

Emmen, 12112018.